5 правил підготовки електронних листів

4 лютого 2015 8:00

3 0

Погано, коли важливий лист потрапляє у папку СПАМ. Погано, коли важливий лист губиться між низкою реклами від чергового інтернет-магазину і надійного місця для інвестицій. І ще гірше, коли втрачений лист — ваш.

Через велику кількість електронної пошти та частого бажання її використовувати, лист може загубитися серед сміття або буде просто непоміченим. Щоб цього уникнути, ми все ж рекомендуємо телефонувати людям, але якщо пошта — це єдиний доступний варіант, пропонуємо підійти до відправки важливого листа з максимальною серйозністю.

Поставимо себе на місце одержувача. Крім вашого, йому в день може прийти ще 10 листів, а може і 967. Усю пошту розгрібати людина буде зі страшним поспіхом і все, що не вважатиме важливим, навіть не відкриє.

Одержувач листа повинен зрозуміти, що ваш лист важливий. Бажано, щоб це було зрозуміло прямо з поля «Тема» листа, яке система не дарма вимагає заповнити перед відправкою. Найчастіше, при прийомі на роботу, кандидатів одразу просять вказувати певний набір слів у полі теми і цьому потрібно слідувати беззаперечно: роботодавець після отримання листів фільтрує їх за темою і працює тільки з тими кандидатами, які вміють читати умови. Може ви і прекрасний фахівець, але про вас ніхто не дізнається.

Якщо тема листа не заявлена, експерти радять використовувати кілька слів, які коротко описують тіло листа, але при цьому ще й пов'язані між собою. Погляд одержувача зупиниться на цих словах, і лист буде відкрито.

Люди, з якими ви постійно ведете листування, відразу впізнають відправника. Але якщо ви пишете людині вперше, є шанс залишитися без відповіді: одержувач листа не зрозуміє, хто йому написав.

По-перше, завжди вказуйте хто ви, звідки знаєте одержувача (випадкове знайомство на конференції, порадили) і чому пишете. Якщо про людину у відкритому доступі є хоч трохи інформації, її також можна використовувати: навчання в одному університеті, спільні інтереси.

Одне зайве речення дасть можливість зрозуміти, хто пише і навіщо йому відповідати. Подумайте, кому це важливіше.

Тут варто вибрати одну з двох стратегій, яка залежить від ваших цілей. Перша — отримати відповідь у такому ж цифровому вигляді. Потрібно гранично чітко викласти прохання, але без трактатів на дві сторінки А4: людина на протилежній стороні для цього завжди дуже зайнята. Спростіть завдання і дайте зрозуміти, що потрібно, в одному абзаці.

Друге — домовленість про зустріч. Писати просто «давайте зустрінемося» — неправильно. Потрібно дати можливість людині підготуватися, зібратися з думками. Експерти радять кількома словами пояснити тему розмови, без урахування всіх подробиць, і попросити про особисту зустріч. Співрозмовник підготується, питання не будуть заставати його зненацька.

Ще раз: ніяких довгих листів. Це не лонгрід, його читати не будуть. Відправляючи запит на отримання роботи, кількох грамотно складених речень буде достатньо. Мотиваційний лист краще поставити в окремий файл.

Сьогодні багато критикують Карнегі, але прочитати його книги все ж варто. В одній із глав автор вказує, що людина стає набагато більш зацікавленою в тому випадку, коли бачить вигоду для себе.

Електронний лист — не виняток: дайте людині на іншій стороні особистий стимул відповісти на лист або ж прямо вкажіть, що це їй дасть: додатковий PR, фінансову вигоду, позитивні відгуки. Головне, щоб це не виглядало, наче жест поблажливості з вашого боку.

Якою б не була тема листа, його потрібно оформлювати грамотно і ввічливо. Благо, велика кількість слів у кожній мові легко допомагає підібрати прості форми. Проста підказка — використовувати час. Наприклад, відправляючи лист вранці, можна побажати «успішного дня», увечері — «приємного вечора», у понеділок — «хорошого робочого тижня».

Джерело: lady.tochka.net

На сторінку категорії

Loading...